Digitale bAV heißt in vielen Häusern bis heute: Der Antrag kommt als PDF statt auf Papier. Das spart Porto, ändert an der eigentlichen Arbeit aber wenig. Die steckt in dem, was nach dem Abschluss passiert. Gehälter ändern sich, Beschäftigte gehen in Elternzeit oder verlassen das Unternehmen, der Versicherer braucht die Änderung, und der Arbeitgeber muss belegen können, was er wann angeboten hat. Ein Vertrag läuft über Jahrzehnte, und in dieser Zeit fallen weit mehr Vorgänge an als beim Abschluss.
Dieser Leitfaden betrachtet die Digitalisierung der bAV deshalb entlang des Geschäftsvorfalls und nicht entlang einzelner Formulare. Er richtet sich an Makler, Vertriebe und Versicherer, denn jede dieser Rollen hat einen eigenen Grund, das Thema anzugehen.
Wo die bAV heute noch analog ist
Verfolgt man einen Vertrag durch sein Leben, kommt man an fünf Stationen vorbei, an denen Informationen typischerweise den Weg wechseln:
- Bei Angebot und Beratung liegen Rechner, Angebotsvorlagen und Beratungsdokumentation oft in getrennten Werkzeugen.
- Nach dem Abschluss geht der Antrag an den Versicherer und die Information über den Beitrag an die Lohnabrechnung, häufig auf zwei verschiedenen Wegen.
- Laufende Änderungen wie Gehaltserhöhung, Elternzeit oder Austritt erreichen den Makler per Liste oder E-Mail, manchmal Wochen später.
- Nachträge, Rückfragen und Dokumente laufen über die Portale einzelner Versicherer, per E-Mail oder per Post.
- Ob die Beiträge in der Lohnabrechnung zu den Verträgen beim Versicherer passen, prüft oft niemand regelmäßig.
An vielen dieser Stationen wird dieselbe Information neu erfasst. Wie viel Zeit das kostet, zeigt die Durchlaufzeit. Wir betreiben smart!bAV mit über 2,5 Millionen Verträgen. Zwischen der Entscheidung eines Beschäftigten und seiner Police vergehen nach unserer Beobachtung rund 45 Tage. Das ist Durchlaufzeit, also Bearbeitung und Wartezeit zusammen. Davon liegen etwa fünf beim Makler, der größere Teil entsteht an den Übergängen zwischen Personalabteilung, Lohnabrechnung, Makler und Versicherer. Kaum ein Makler kennt das nicht aus dem eigenen Bestand.
Was Digitalisierung hier heißt
Eine digitale bAV erfüllt drei Bedingungen. Erstens werden Daten einmal erfasst, und zwar dort, wo sie entstehen: Eintritt, Gehalt und Elternzeit im HR-System oder in der Lohnabrechnung. Zweitens läuft ein Geschäftsvorfall ohne Neuerfassung durch, vom Ereignis über die Prüfung und die Meldung an den Versicherer bis zur Rückmeldung im Bestand. Drittens lässt sich hinterher zeigen, wann welches Ereignis eingegangen ist und was daraufhin passiert ist.
- HR-EreignisEintritt, Gehalt, Elternzeit oder Austritt im HR-System
- RegelprüfungVersorgungsordnung und Fristen werden geprüft
- Freigabeautomatisch oder durch den Makler, je Geschäftsvorfall
- Meldungstrukturiert an den Versicherer, etwa per BiPRO
- BestätigungRückmeldung oder Nachtrag des Versicherers
- Dokumentationjeder Schritt mit Datum im Bestand
Der Weg eines Geschäftsvorfalls in einer digitalen bAV-Verwaltung.
Ein digitales Antragsformular erfüllt die erste Bedingung für einen einzigen Moment im Leben des Vertrags. Die beiden anderen bleiben offen.
Wie sich das im Alltag unterscheidet, zeigt der Vergleich für fünf typische Vorgänge:
| Vorgang | Klassische Verwaltung | Digitale Verwaltung |
|---|---|---|
| Eintritt | Die Personalabteilung meldet per Formular oder E-Mail, oft erst nach Rückfrage. | Das HR-Ereignis löst den Vorgang aus, die Versorgungsordnung entscheidet über die Anmeldung. |
| Gehaltsänderung | Änderungen kommen gesammelt per Liste, Beiträge werden von Hand angepasst. | Die Daten werden strukturiert übernommen, Beitrag und Zuschuss neu geprüft. |
| Elternzeit und andere Zeiten ohne Entgelt | Beitragsfreistellung und Rückkehr werden einzeln nachverfolgt. | Beginn und Ende kommen aus dem HR-System, die Frist nach § 212 VVG läuft über eine feste Regel. |
| Meldung an den Versicherer | Über das Portal des jeweiligen Versicherers oder per E-Mail. | Über eine strukturierte Schnittstelle, etwa BiPRO-Normen oder GDV-Datensätze, soweit der Versicherer sie anbietet. |
| Dokumentation | Verteilt auf Postfächer, Laufwerke und Versichererportale. | Eine Vorgangshistorie je Person, jeder Schritt mit Datum. |
Für Makler: mehr Firmenkunden mit demselben Team
Ein Makler betreut viele Arbeitgeber mit unterschiedlichen Versorgungsordnungen, Versicherern und HR-Systemen. Solange Änderungen per Liste ankommen, wächst der Aufwand mit jedem neuen Firmenkunden. Die Digitalisierung setzt deshalb am Eingang an: Wenn Ereignisse direkt aus dem HR-System kommen, entfällt der Abgleich von Listen weitgehend. Übrig bleiben Ausnahmen und Klärfälle. Wie das konkret aussieht, beschreibt der Artikel Der Auslöser sitzt im HR-System.
Dabei bleibt die fachliche Entscheidung beim Makler. Bei einer Adressänderung spricht wenig gegen eine vollautomatische Verarbeitung. Bei einem Eintritt hängt dagegen an der Versorgungsordnung, ob überhaupt eine Anmeldung fällig ist. Eine gute Lösung lässt deshalb je Geschäftsvorfall wählen, ob er automatisch durchläuft oder vorher freigegeben wird. Das Abtippen fällt in beiden Fällen weg.
Der zweite Gewinn ist der Nachweis. Wer berät und verwaltet, muss später zeigen können, was wann angeboten und gemeldet wurde. Beim Opting-out etwa muss das Angebot in Textform und mindestens drei Monate vor der ersten Fälligkeit erfolgen (§ 20 Abs. 2 BetrAVG). Ein Bestand, in dem jeder Schritt mit Datum festgehalten ist, beantwortet solche Fragen ohne Suche in Postfächern. Und er hält Wissen fest, das in vielen Maklerhäusern heute an wenigen Personen hängt.
Schließlich lohnt der Blick über die bAV hinaus. Laufen bKV, betriebliche Berufsunfähigkeitsversicherung und Lebensarbeitszeitkonten über dieselbe Datenverbindung, wird jeder weitere Baustein für die Personalabteilung des Kunden einfacher statt aufwendiger.
Für Vertriebe und Pools: gleiche Abläufe über viele Vermittler
Ein Vertrieb hat dieselben Fragen wie ein Makler, nur vielfach. Jeder Vermittler arbeitet ein wenig anders, Bestände liegen in unterschiedlicher Qualität vor, und wer den Überblick will, sammelt Zahlen per Abfrage ein. Digital heißt hier vor allem: dieselben Geschäftsvorfälle, dieselben Freigaberegeln und dieselbe Datenbasis für alle angeschlossenen Vermittler.
Das zahlt sich an zwei Stellen aus. Wechselt ein Bestand den Betreuer, muss er nicht neu erfasst werden. Und die Steuerung bekommt belastbare Werte, etwa offene Vorgänge oder Durchlaufzeiten je Vermittler, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt.
Für Versicherer: bessere Daten im Eingang
Für einen Versicherer kostet jede unvollständige Meldung eine Rückfrage und jede Rückfrage Zeit bis zur Police. Viele Rückfragen haben ihre Ursache früher in der Kette, bei unvollständigen Angaben aus Personalabteilung oder Lohnabrechnung. Wenn dort Daten aus dem HR-System übernommen und vor dem Versand geprüft werden, kommen sie strukturiert an, über BiPRO-Normen oder als GDV-Datensatz, soweit der Versicherer das für den jeweiligen Vorgang anbietet, statt als PDF im Postfach.
Hinzu kommt die Aufsicht. DORA gilt für Versicherer, ausgenommen sehr kleine Unternehmen außerhalb von Solvency II, und für Versicherungsvermittler, die keine Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen sind (Art. 2 der Verordnung (EU) 2022/2554). Wer von ihnen bAV-Prozesse über eine externe Plattform abwickelt, bezieht eine IKT-Dienstleistung eines Dritten. Unterstützt sie kritische oder wichtige Funktionen, verlangt DORA unter anderem eine Ausstiegsstrategie (Art. 28 Abs. 8) und erweiterte Vertragsinhalte (Art. 30). Ob das zutrifft, ordnet jedes Unternehmen selbst ein. Für die Auswahl heißt das: Neben den Funktionen zählt, wo die Daten liegen, wer die Systeme betreibt und wie man mit seinem Bestand wieder herauskommt. Wie ein solcher Exit-Export aussehen kann, zeigen wir auf einer eigenen Seite. Was Versicherer im Eingang, beim Rückkanal und gegenüber Plattformen beachten sollten, beschreibt der Artikel bAV-Digitalisierung für Versicherer.
Warum das Thema jetzt drängt
Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz wurde am 21. Januar 2026 verkündet. Es erlaubt Arbeitgebern ohne tarifliche Regelung das Opting-out per Betriebsvereinbarung, wenn sie mindestens 20 Prozent des umgewandelten Entgelts zuschießen (§ 20 Abs. 3 BetrAVG). Und es erhöht ab 2027 den Förderbetrag für Geringverdiener nach § 100 EStG auf höchstens 360 statt 288 Euro im Jahr. Beides soll mehr Beschäftigte in die bAV bringen. Für die Verwaltung heißt das: mehr Verträge und mehr Vorgänge. Beim Opting-out kommen Fristen, Angebote und Widersprüche hinzu, die je Person nachvollziehbar dokumentiert sein müssen.
Gleichzeitig hängen bestehende Pflichten an Ereignissen, die im HR-System entstehen. Nach einer Zeit ohne Entgelt, etwa einer Elternzeit, können Beschäftigte innerhalb von drei Monaten verlangen, dass ihr beitragsfrei gestellter Vertrag aus der Entgeltumwandlung zu den vorherigen Bedingungen weiterläuft (§ 212 VVG). Seit dem 1. Juli 2026 gilt das nicht mehr nur für die Elternzeit, sondern für jede Zeit ohne Entgelt bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis. Wer die Frist einhalten will, muss vom Ende dieser Zeit rechtzeitig erfahren. Mit Listen, die einmal im Monat kommen, ist das Glückssache.
In fünf Schritten zur digitalen bAV
1. Bestand und Abläufe aufnehmen
Welche Firmenkunden, Versicherer und Durchführungswege gibt es? Wie kommen Änderungen heute an, und bei wem liegt das Wissen, was daraus folgt? Diese Bestandsaufnahme zeigt, wo die meiste Zeit verloren geht.
2. Die Datenquelle festlegen
Die beste Quelle ist das HR-System oder die Lohnabrechnung des Arbeitgebers. Für den Start reicht ein lesender Zugriff. Bei Kleinbetrieben, deren Lohnabrechnung eine Steuerkanzlei erledigt, braucht es einen strukturierten Dateiaustausch mit der Kanzlei.
3. Mit den häufigen Geschäftsvorfällen beginnen
Eintritt, Austritt, Gehaltsänderung und Elternzeit kommen in fast jedem Bestand regelmäßig vor und lösen Meldungen oder Fristen aus. Für jeden dieser Vorfälle wird festgelegt, ob er automatisch durchläuft oder freigegeben wird. Fehlen Angaben oder widersprechen sie sich, sollte der Vorgang nicht stillschweigend weiterlaufen, sondern als Klärfall beim Makler landen. Fristen sollten über feste Regeln ausgelöst werden. KI hat ihren Platz beim Auslesen von Dokumenten, nicht bei der Frage, ob eine gesetzliche Frist beginnt.
4. Versicherer und Dokumente anbinden
Wo Versicherer strukturierte Meldungen annehmen, sollten sie genutzt werden. Rückmeldungen, Nachträge und Policen gehören in denselben Bestand wie die Vorgänge, die sie ausgelöst haben.
5. Arbeitgeber und Beschäftigte einbinden
Ein Portal für den Arbeitgeber erspart Rückfragen per E-Mail, ein Portal für Beschäftigte zeigt Verträge und Dokumente und nimmt Änderungswünsche auf. Anlässe wie das Ende der Probezeit oder der Wechsel in Vollzeit eignen sich, Beschäftigte erneut auf die bAV anzusprechen.
Woran man den Fortschritt misst
Ob sich die Umstellung lohnt, zeigt sich an wenigen Werten. Wer sie vor dem Start einmal erhebt, kann später belegen, was sich verändert hat:
- der Anteil der Vorgänge, die ohne manuelle Erfassung durchlaufen,
- die Zeit vom HR-Ereignis bis zur Bestätigung durch den Versicherer,
- die Zahl der Rückfragen von Versicherern je hundert Meldungen,
- die Zahl der verpassten Fristen, mit dem Ziel null,
- die Teilnahmequote je Arbeitgeber.
Den Bestand übernehmen: Migration und Datenbereinigung
Wer schon mit einer Software, einem Versichererportal oder Excel arbeitet, fängt nicht bei null an. Die Daten sind meist vorhanden, aber nicht in dem Zustand, den eine digitale Verwaltung braucht: Felder fehlen, Personen stehen doppelt im Bestand, alte Zusagen sind nur als PDF abgelegt, und ob die Beiträge in der Lohnabrechnung zu den Verträgen beim Versicherer passen, hat lange niemand geprüft.
Bewährt hat sich eine feste Reihenfolge. Zuerst wird der Export des bisherigen Systems gesichtet: Wie vollständig ist er, wie ist er aufgebaut, wie gut sind die Daten? Danach steht fest, was übernommen, bereinigt oder nachgefordert wird. Übernommen wird dann im Parallelbetrieb, mit einem Protokoll, das jede Abweichung festhält, und mit einem Abgleich gegen die Bestände der Versicherer. Erst wenn das Ergebnis stimmt, geht der neue Bestand produktiv. Wie das bei smart!bAV abläuft, steht auf der Seite Plattform-Wechsel. Worauf man beim umgekehrten Weg achten sollte, zeigt die Seite zum Exit-Export.
Wer wofür verantwortlich bleibt
Digitalisierung verändert Abläufe, nicht die Verantwortung. Der Arbeitgeber steht für die zugesagten Leistungen ein, auch wenn die bAV über einen Versicherer durchgeführt wird (§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG). Der Makler berät und verwaltet, soweit er damit beauftragt ist. Der Betreiber der Plattform verarbeitet die Daten im Auftrag (Art. 28 DSGVO) und ist für den technischen Betrieb zuständig. Der Versicherer führt Vertrag und Bestand.
Praktisch heißt das: Vor dem Start sollte feststehen, wer welche Freigabe erteilt, wer Klärfälle bearbeitet und wer Fristen im Blick behält. Diese Zuständigkeiten gehören in die Plattform, damit im Bestand sichtbar ist, wer einen Vorgang wann freigegeben hat.
Datenschutz und Berechtigungen
In der bAV fließen Gehaltsdaten, Angaben zur Familie und bei der betrieblichen Berufsunfähigkeitsversicherung auch Gesundheitsdaten, die besonders geschützt sind (Art. 9 DSGVO). Eine digitale Verwaltung sollte deshalb nur die Felder übernehmen, die für die Vorsorge gebraucht werden, und auf das HR-System nur lesend zugreifen. Die Rechte richten sich nach der Rolle: Der Arbeitgeber sieht seine Beschäftigten, der Makler seine Firmenkunden, Beschäftigte ihre eigenen Verträge.
Dazu gehören ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Plattformbetreiber und eine klare Antwort darauf, wo die Daten liegen und wo eine eingesetzte KI läuft. smart!bAV wird auf eigener Hardware in Hamburg betrieben, die Datenschutzorganisation ist nach BSI-Grundschutz Baustein 1.5 zertifiziert. Die Nachweise stehen auf der Seite Sicherheit.
Was die Umstellung kostet
Eine seriöse Zahl lässt sich vorab nicht nennen. Der Aufwand hängt von der Größe des Bestands ab, von der Zahl der Firmenkunden und HR-Systeme, von der Qualität der vorhandenen Daten und davon, welche Versicherer strukturiert angebunden sind. Wer einen Pauschalpreis für die Umstellung nennt, ohne den Bestand gesehen zu haben, rechnet mit Annahmen.
Die laufenden Preise von smart!bAV sind öffentlich und stehen auf der Seite Preise. Für die Umstellung bieten wir ein kostenloses Erstgespräch an: Wir sehen uns Ihren Bestand und Ihre Abläufe an und machen Ihnen danach ein konkretes Angebot. Erstgespräch vereinbaren
Was smart!bAV dafür mitbringt
smart!bAV ist an über 200 HR- und Payroll-Systeme anbindbar und greift zum Start nur lesend zu. Je Geschäftsvorfall lässt sich einstellen, ob er vollautomatisch läuft oder vom Makler freigegeben wird. Arbeitgeber, Beschäftigte und Vermittler arbeiten in eigenen Portalen, Versicherer werden über die Enterprise-API mit BiPRO, GDV-Datenformat und REST angebunden. Neben der bAV in allen fünf Durchführungswegen laufen bKV, bBU, Unfallversicherung und Lebensarbeitszeitkonten über dieselbe Verbindung. Maklerhäuser können die Plattform mit eigenem Branding und unter eigener Adresse betreiben.
Betrieben wird smart!bAV auf eigener Hardware in einem zertifizierten Rechenzentrum in Hamburg, die KI-Modelle laufen in derselben Umgebung. Wer von einer anderen Software wechselt, findet Ablauf und Zeitrahmen auf der Seite Plattform-Wechsel. Kriterien für die Auswahl einer Software sammelt der Ratgeber bAV-Software vergleichen, Antworten zu Preisen und Vertrag stehen in den häufigen Fragen.
Die Rechtsangaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum Stand des Artikels und ersetzen keine Rechtsberatung.