Kurz gesagt: Die passende bAV-Software hängt davon ab, wer sie nutzt, wie viele Arbeitgeber, Versicherer und Durchführungswege zusammenkommen und welche Systeme sie verbinden muss. Vergleichen Sie Anbieter nicht über Funktionslisten, sondern über konkrete Vorgänge, belegte Schnittstellen, den Datenschutz und die Gesamtkosten für Ihren eigenen Bestand.
Wer nach „bAV-Software“ sucht, findet Portale einzelner Versicherer, Plattformen von Maklerpools, eigenständige Verwaltungssoftware, HR-Programme mit bAV-Modul und Dienstleister, die die Verwaltung ganz übernehmen. Dieser Leitfaden ordnet den Markt, nennt die Kriterien und die Nachweise, die Sie verlangen sollten, und bietet eine Vergleichstabelle für das Anbietergespräch. Wir sind selbst Anbieter. Wo es um smart!bAV geht, steht das ausdrücklich dabei.
Welche Arten von bAV-Software es gibt
- Portale einzelner Versicherer. Sie zeigen den Bestand dieses einen Versicherers und gehören meist zu dessen Serviceangebot. Wer Verträge bei mehreren Versicherern hat, arbeitet in mehreren Portalen.
- Plattformen von Pools und Maklerverbünden. Sie bündeln mehrere Versicherer, sind aber an den Pool gebunden. Wechselt der Makler den Pool, stellt sich die Frage, was mit dem Bestand geschieht.
- Unabhängige bAV-Plattformen. Sie führen Verträge versichererübergreifend in einem Bestand und binden HR-Systeme und Versicherer über Schnittstellen an. In diese Gruppe gehört smart!bAV.
- HR- und Benefits-Software mit bAV-Modul. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Mitarbeitersicht. Wie weit Durchführungswege, Versicherermeldungen und Bestandsführung abgedeckt sind, unterscheidet sich stark und sollte einzeln geprüft werden.
- Verwaltung als Dienstleistung. Ein Dienstleister übernimmt die bAV-Verwaltung ganz. Das entlastet, verlagert aber Wissen und Daten nach außen.
Vor dem Vergleich: Prioritäten je Rolle
Nicht jedes Kriterium wiegt für jeden gleich. Legen Sie vor dem ersten Anbietergespräch fest, was für Sie Pflicht ist.
| Rolle | Worauf es zuerst ankommt |
|---|---|
| Makler | Viele Firmenkunden, mehrere Versicherer und weitere Benefits in einem Bestand, HR-Anbindung je Arbeitgeber, Freigaben je Geschäftsvorfall |
| Vertrieb oder Pool | Rollen und Zugriffsrechte für angebundene Vermittler, Übernahme bestehender Bestände, Auswertungen über alle Vermittler |
| Arbeitgeber und HR | Anbindung an HR-System und Lohnabrechnung, Arbeitgeberpflichten wie Zuschuss und Auskunft, Zusammenarbeit mit dem betreuenden Makler |
| Versicherer | Standardisierte Übermittlung, Rückmeldungen am richtigen Vorgang, Anforderungen aus DORA an IT-Dienstleister |
Zwölf Kriterien für den Vergleich
1. Für wen ist die Software gebaut?
Arbeitgeber, Mitarbeitende, Vermittler und Versicherer haben unterschiedliche Aufgaben. Gut ist eine Lösung, in der alle auf denselben Daten arbeiten, jeder in seiner eigenen Oberfläche und mit eigenen Rechten.
2. Welche Durchführungswege werden wirklich abgebildet?
Fragen Sie nicht nur, ob ein Durchführungsweg „unterstützt“ wird, sondern welche Vorgänge. Bei Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds geht es vor allem um Verträge, Beiträge und Meldungen. Bei der Direktzusage verwaltet der Arbeitgeber die Zusage selbst, dazu kommen Pensionsrückstellungen und versicherungsmathematische Gutachten. Bei der Unterstützungskasse kommen Leistungspläne und häufig Rückdeckungsversicherungen hinzu. Für beide Wege muss der Arbeitgeber unter den gesetzlichen Voraussetzungen außerdem Meldungen an den Pensions-Sicherungs-Verein abgeben und Beiträge zahlen.
3. Bildet die Software die Pflichten des Arbeitgebers ab?
Der Arbeitgeber steht grundsätzlich für die zugesagte Leistung ein, auch wenn ein Versicherer oder eine Kasse sie auszahlt (§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG). Eine gute Software unterstützt ihn bei den Pflichten, die daraus folgen: beim Zuschuss von 15 Prozent zur Entgeltumwandlung in Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds, soweit er Sozialversicherungsbeiträge spart (§ 1a Abs. 1a BetrAVG), bei Auskünften an Beschäftigte nach § 4a BetrAVG, bei Austritten, Übertragungen und Rentenbeginn und bei der Anpassungsprüfung laufender Renten, die nach § 16 BetrAVG grundsätzlich alle drei Jahre ansteht.
Falls Sie ein Optionssystem einsetzen: Seit dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz (BGBl. 2026 I Nr. 14) ist ein Opting-out auch per Betriebsvereinbarung möglich, wenn die Entgelte nicht tariflich geregelt sind und üblicherweise auch nicht tariflich geregelt werden und der Arbeitgeber mindestens 20 Prozent des umgewandelten Entgelts zuschießt (§ 20 Abs. 3 BetrAVG). Das Angebot muss in Textform mindestens drei Monate vor der ersten Fälligkeit erfolgen, Beschäftigte haben mindestens einen Monat Zeit zum Widerspruch (§ 20 Abs. 2 BetrAVG). Die Software sollte Angebote, Fristen und Widersprüche nachvollziehbar dokumentieren.
4. Wie kommen die Personaldaten hinein?
Ohne HR-Anbindung werden Eintritte, Austritte und Gehaltsänderungen doppelt erfasst, oft per Liste oder E-Mail. Fragen Sie, welche HR- und Lohnsysteme angebunden werden können, ob einzelne Ereignisse übertragen werden oder nur Listen, wie oft Daten fließen und welche Rechte die Software im HR-System braucht. Ein reiner Lesezugriff zum Start hält das Risiko klein. Schreibrechte braucht es erst, wenn Daten zurück ins HR-System fließen sollen.
5. Wie kommen Änderungen zum Versicherer?
BiPRO-Normen beschreiben Prozesse und Services zwischen Vermittlern und Versicherern, der GDV-Datensatz ist ein Format für Bestands- und Vertragsdaten. Beides ist nicht dasselbe, und nicht jeder Versicherer unterstützt jeden Geschäftsvorfall gleich. Fragen Sie deshalb je Versicherer und Vorgang, wie die Übermittlung läuft und wie Rückmeldungen wieder am richtigen Vorgang landen.
6. Läuft mehr als die bAV darüber?
Viele Arbeitgeber bieten auch bKV, betriebliche Berufsunfähigkeitsversicherung, Unfallversicherung oder Lebensarbeitszeitkonten an. Braucht jeder Baustein eine eigene Datenlieferung, wird jeder weitere Benefit zur Last.
- 1. Prioritäten festlegenWelche Kriterien sind für Ihren Bestand Pflicht?
- 2. Antworten eintragenJe Anbieter und Kriterium, am besten schriftlich.
- 3. Nur Belegtes zählenOffene Punkte nachfordern, bevor Sie entscheiden.
7. Wie viel wird automatisiert, und wer entscheidet?
Automatisierung spart Zeit, darf aber keine Entscheidungen übernehmen, die beim Berater liegen. Gut ist, wenn sich je Geschäftsvorfall einstellen lässt, ob er automatisch läuft oder erst nach Freigabe, und wenn jede Änderung nachvollziehbar protokolliert wird.
8. Wie werden die Daten geschützt?
Gehalts- und Vertragsdaten sind personenbezogene Daten. Gesundheitsangaben, etwa aus Gesundheitsfragen zur Berufsunfähigkeitsversicherung, gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Klären Sie, ob solche Daten überhaupt durch Arbeitgeber- oder Vermittlerportale laufen müssen. Ein deutscher Serverstandort allein ist kein Nachweis. Klären Sie zuerst die Rollen: Verarbeitet der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO dazu. Fragen Sie außerdem nach Unterauftragnehmern und Übermittlungen in Drittländer, nach Rollen und Zugriffsrechten, nach dem Löschkonzept und nach Zertifikaten mit Geltungsbereich.
9. Wird KI eingesetzt, und wo läuft sie?
Viele Anbieter nutzen KI, etwa zum Auslesen von Dokumenten. Wichtig ist, ob die Daten dafür an externe KI-Dienste gehen oder in der eigenen Betriebsumgebung bleiben, und ob ein Mensch die Ergebnisse prüfen kann.
10. Passt der Anbieter zu den Anforderungen Ihrer Partner?
DORA richtet sich an Versicherer und andere Finanzunternehmen. Für gewöhnliche Softwareanbieter ergeben sich die Anforderungen vor allem über die Verträge, die Versicherer mit ihren IT-Dienstleistern schließen müssen. Nicht jede bAV-Software fällt darunter. Unterstützt sie bei einem Versicherer eine kritische oder wichtige Funktion, muss dessen Vertrag nach Art. 30 DORA zusätzliche Inhalte haben, etwa Prüfrechte, Notfallpläne und Ausstiegsstrategien. Eigene Aufsichtspflichten nach DORA treffen IT-Dienstleister nur, wenn sie förmlich als kritisch eingestuft sind. Fragen Sie, ob der Anbieter solche Vertragsanlagen bereits liefern kann.
11. Kommt man wieder heraus?
Ein Wechsel muss möglich sein, ohne dass der Bestand verloren geht. Fragen Sie, in welchem Format Daten und Dokumente beim Ausstieg herausgegeben werden und was das kostet. Worauf es dabei ankommt, beschreibt unser Leitfaden zum fairen Exit-Export.
12. Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer hängt weniger von der Software ab als vom Ausgangszustand: Gibt es einen Altbestand, der übernommen werden muss, und wie gut lässt er sich exportieren? Eine seriöse Antwort beginnt mit einer Prüfung des Bestands, nicht mit einem Pauschalversprechen.
bAV-Software Kosten: was ins Angebot gehört
Preise „auf Anfrage“ machen Vergleiche schwer. Lassen Sie sich Angebote für denselben Bestand und denselben Leistungsumfang geben und die Positionen getrennt ausweisen: laufende Lizenz und ihr Maßstab (je Vertrag, je Arbeitgeber oder pauschal), Einrichtung und Datenübernahme, Portale, HR- und Versicherer-Schnittstellen, Betreuung sowie Kosten für den Datenexport beim Ausstieg. Fragen Sie außerdem, wie lange die Preise garantiert sind.
smart!bAV veröffentlicht sein Preismodell: 0,14 Euro je Vertrag und Monat bis 50.000 Verträge, 0,13 Euro bis 75.000 und 0,12 Euro darüber, dazu monatlich 20 Euro je aktivem Serviceportal und 150 Euro je Arbeitgeber mit HR-Schnittstelle, jeweils zuzüglich USt. Der erreichte Staffelpreis gilt für den gesamten Bestand, maßgeblich ist der Bestand zum Monatsende. Einmalig fallen 3.000 Euro Setup an, die Analyse eines Altbestands wird nach Aufwand berechnet. Die laufenden Preise sind 36 Monate garantiert, die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Alle Positionen und einen Kostenrechner finden Sie unter Preise.
Cloud-Software: Was „aus der Cloud“ wirklich bedeutet
Fast jede moderne bAV-Software wird als Webanwendung genutzt, ohne Installation und mit laufenden Aktualisierungen. Alle Beteiligten arbeiten mit demselben Stand, und Portale sind von überall erreichbar. Ob und wie der Anbieter Gesetzesänderungen umsetzt, regelt der Vertrag. Fragen Sie, wie er Änderungen bewertet, testet und dokumentiert. Die rechtliche Verantwortung des Arbeitgebers bleibt davon unberührt.
Offen bleibt mit dem Wort „Cloud“, wo die Anwendung läuft: auf einer großen Public-Cloud-Plattform oder in einem eigenen Rechenzentrum. Keins von beidem ist für sich ein Qualitätsmerkmal, aber die Antwort entscheidet, welche Unterauftragnehmer und Nachweise Datenschutz und Informationssicherheit prüfen müssen. smart!bAV läuft auf eigener Hardware im Rechenzentrum der akquinet in Hamburg, das nach TÜV NORD TSI Level 4 und EN 50600 Verfügbarkeitsklasse 3 zertifiziert ist. Details stehen auf den Seiten Sicherheit und Trustcenter.
Vergleichstabelle für das Anbietergespräch
Ergänzen Sie für jeden Anbieter eine Spalte mit seiner Antwort und dem Vermerk „erfüllt“ oder „offen“. Eine Antwort zählt erst, wenn es einen Nachweis gibt.
| Kriterium | Woran Sie eine gute Antwort erkennen | Nachweis verlangen |
|---|---|---|
| Durchführungswege | Konkrete Vorgänge je Weg, auch Direktzusage und Unterstützungskasse | Demo an einem eigenen Beispielfall |
| Arbeitgeberpflichten | Zuschuss, Auskunft, Austritt, Opting-out-Fristen sind abgebildet | Prozessbeschreibung, Beispielausgaben |
| HR-Anbindung | Ihr System ist angebunden, Ereignisse statt Listen, Rechte klar | Liste der Konnektoren, Rechtekonzept |
| Versicheranbindung | Antwort je Versicherer und Geschäftsvorfall | Übersicht je Versicherer, Vorgang, Übertragungsweg und Rückmeldung |
| Datenschutz | AV-Vertrag, Unterauftragnehmer, Löschkonzept | AV-Vertrag, Zertifikate mit Geltungsbereich |
| DORA | Vertragsanlagen für Versicherer vorhanden | Muster der Vertragsanlage |
| Kosten | Alle Positionen getrennt, Preisgarantie | Schriftliches Angebot für Ihren Bestand |
| Ausstieg | Format und Kosten des Exports stehen fest | Vertragsklausel, Beispielexport |
Wie smart!bAV die Kriterien beantwortet
Damit Sie unsere Antworten mit denen anderer Anbieter vergleichen können, hier kurz zusammengefasst:
- Rollen: Beraterportal, Arbeitgeberportal, Mitarbeiterportal und eine Enterprise-API für Versicherer, alle auf einem Bestand.
- Durchführungswege: alle fünf, dazu bKV, bBU, Unfallversicherung und Lebensarbeitszeitkonten über dieselbe HR-Anbindung.
- HR-Anbindung: über 200 HR- und Lohnsysteme anbindbar, zum Start mit reinem Lesezugriff. Die Einrichtung dauert laut unseren Integrationsseiten je nach System zwischen etwa 5 Minuten (BambooHR) und 1 bis 2 Stunden (Workday). Systeme ohne fertigen Konnektor lassen sich per SFTP anbinden.
- Versicherer: Übermittlung über BiPRO und GDV, für eigene Prozesse eine REST-API. Mehr als 80 Versicherer sind im verwalteten Bestand. Das heißt nicht, dass jeder Vorgang bei jedem Versicherer elektronisch läuft. Welche Vorgänge bei Ihren Versicherern wie übertragen werden, klären wir vorab im Einzelfall.
- Automatisierung: Der Makler legt je Geschäftsvorfall fest, ob er vollautomatisch läuft oder nach Freigabe. KI-Modelle laufen lokal in Hamburg.
- Einführung und Wechsel: Eine Machbarkeitsprüfung des Altbestands dauert 2 bis 4 Wochen, danach folgen Datenübernahme und Tests, nach dem Go-live begleiten wir 90 Tage. Mehr auf der Seite Plattform-Wechsel.
Der nächste Schritt
Prüfen Sie smart!bAV an Ihrem eigenen Fall: Bringen Sie Ihre Muss-Kriterien, den Namen Ihres HR-Systems und einen typischen Verwaltungsvorgang mit in das Gespräch. Demo vereinbaren
Vorab nachlesen können Sie die Funktionen von smart!bAV und alle Preise und Zusatzkosten.
Stand dieses Leitfadens: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Angaben zu smart!bAV beruhen auf den Produktseiten dieser Website.