bAV-Digitalisierung für Versicherer: Was im Eingang ankommen muss

Für einen Versicherer beginnt ein bAV-Vorgang mit einer Meldung: ein Antrag, eine Gehaltsänderung, ein Austritt. Wie gut diese Meldung ist, entscheidet über alles, was danach kommt. Fehlt ein Eintrittsdatum oder passt der Beitrag nicht zur Versorgungsordnung, folgt eine Rückfrage, und die geht oft über mehrere Stationen zurück, bis sie bei der Personalabteilung ankommt, die die Antwort kennt.

Die eigenen Bestandssysteme sind dabei selten das Problem. Der Aufwand entsteht an der Schnittstelle zu Arbeitgebern und Vermittlern. Dieser Artikel ergänzt den Leitfaden bAV digitalisieren um die Sicht des Versicherers.

Woher Rückfragen kommen

Die meisten Rückfragen haben wenige, immer gleiche Ursachen:

• Angaben fehlen, weil sie beim Absender nicht vorlagen, etwa das genaue Eintrittsdatum oder der Umwandlungsbetrag nach einer Gehaltsänderung.
• Angaben widersprechen sich, weil sie aus verschiedenen Quellen abgetippt wurden.
• Dieselbe Änderung kommt doppelt an, einmal vom Makler und einmal vom Arbeitgeber.
• Unterlagen werden nachgereicht, getrennt vom Vorgang, zu dem sie gehören.
• Änderungen kommen spät, weil sie gesammelt per Liste weitergegeben werden.

Keine dieser Ursachen lässt sich im Bestandssystem des Versicherers beheben. Sie entstehen früher, und dort muss auch die Lösung ansetzen: Daten werden aus dem HR-System übernommen statt abgetippt und vor dem Versand auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.

Strukturiert heißt mehr als ein Dateiformat

Für den elektronischen Austausch gibt es in der Branche etablierte Wege. BiPRO-Normen beschreiben Geschäftsvorfälle und Schnittstellen zwischen Vermittlern und Versicherern, der GDV-Datensatz ist ein standardisiertes Format für Bestands- und Vertragsdaten. Dazu kommen eigene Programmierschnittstellen, meist als REST-API.

Für den Aufwand im Eingang zählt weniger, welches Format gewählt wird, als drei Fragen dahinter: Welche Geschäftsvorfälle lassen sich tatsächlich strukturiert melden? Werden die Daten vor dem Versand geprüft? Und kommt eine Rückmeldung des Versicherers dort an, wo der Vorgang begonnen hat? Ein strukturierter Eingang, der unvollständige Daten nur schneller zustellt, verschiebt die Rückfrage, er verhindert sie nicht.

Der Rückkanal entscheidet

Viele Digitalisierungsprojekte enden mit der Übermittlung. Für den Bestand ist der Rückweg genauso wichtig: die Bestätigung, der Nachtrag, die geänderte Police. Kommt sie nur als PDF beim Makler an, muss dort jemand den Bestand von Hand nachziehen, und die Abweichung zwischen den Beständen beginnt von vorn.

Gelingt der Rückweg strukturiert, entsteht ein geschlossener Kreislauf. Der Makler sieht im eigenen Bestand, was der Versicherer verarbeitet hat, und der Abgleich zwischen den Beiträgen in der Lohnabrechnung und den Verträgen beim Versicherer wird zur Routine statt zur Jahresaufgabe.

Mehr Volumen durch das BRSG II

Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz wurde am 21. Januar 2026 verkündet. Es erlaubt Arbeitgebern ohne tarifliche Regelung das Opting-out per Betriebsvereinbarung, wenn sie mindestens 20 Prozent des umgewandelten Entgelts zuschießen, und erhöht ab 2027 den Förderbetrag nach § 100 EStG auf höchstens 360 Euro im Jahr. Beides soll mehr Beschäftigte in die bAV bringen.

Für Versicherer heißt das: mehr Verträge mit eher kleinen Beiträgen und mehr Vorgänge je Vertrag über die Laufzeit. Das ist ein Mengengeschäft. Es rechnet sich nur, wenn der einzelne Vorgang wenig Handarbeit verursacht, und das hängt an der Qualität der Daten im Eingang.

DORA: Was Versicherer von Plattformen verlangen sollten

Versicherer sind Finanzunternehmen im Sinne von DORA (Verordnung (EU) 2022/2554). Ausgenommen sind nur sehr kleine Versicherer, für die Solvency II nicht gilt (Art. 2 Abs. 3). Nutzen sie eine externe Plattform, etwa um bAV-Bestände mit Vermittlern auszutauschen, beziehen sie eine IKT-Dienstleistung eines Dritten. Diese Vereinbarung gehört in das Informationsregister (Art. 28 Abs. 3). Unterstützt die Dienstleistung kritische oder wichtige Funktionen, verlangt DORA erweiterte Vertragsinhalte (Art. 30) und eine Ausstiegsstrategie (Art. 28 Abs. 8). Ob das zutrifft, ordnet jeder Versicherer für sich ein.

Für die Auswahl ergeben sich daraus konkrete Fragen an den Anbieter: Wo liegen die Daten, und wer betreibt die Systeme? Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? Gibt es DORA-Vertragsanlagen? Und in welchem Zustand bekommt man seinen Bestand zurück, wenn die Zusammenarbeit endet? Ein Prüfraster für den letzten Punkt bietet die Seite Exit-Export.

Woran Versicherer die Qualität im Eingang messen

Vier Werte zeigen, ob sich etwas verbessert, und lassen sich je Vertriebsweg oder Partner vergleichen:

• der Anteil der Meldungen, die ohne Rückfrage verarbeitet werden,
• die Zeit vom Eingang einer Meldung bis zur Policierung oder zum Nachtrag,
• der Anteil strukturierter Eingänge an allen Eingängen,
• die Zahl der Nachreichungen je Vorgang.

Was smart!bAV für Versicherer mitbringt

In smart!bAV werden heute Verträge von mehr als 80 Versicherern verwaltet. Daten kommen über die Anbindung an mehr als 200 HR- und Payroll-Systeme aus der Quelle und werden vor dem Versand geprüft. Je Geschäftsvorfall entscheidet der Makler, ob eine Meldung automatisch läuft oder von ihm freigegeben wird.

Versicherer binden sich über die Enterprise-API an: per REST, mit Unterstützung für BiPRO-Normen und den GDV-Datensatz, in beide Richtungen und mit Benachrichtigungen bei Änderungen. smart!bAV läuft auf eigener Hardware in einem zertifizierten Rechenzentrum in Hamburg. Die Auftragsverarbeitung ist nach Art. 28 DSGVO geregelt, DORA-Vertragsanlagen gibt es auf Anfrage. Die Nachweise stehen auf der Seite Sicherheit.

Die Rechtsangaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum Stand des Artikels und ersetzen keine Rechtsberatung. Ob DORA im Einzelfall erweiterte Anforderungen auslöst, hängt von der Einordnung der jeweiligen Funktion ab.